Претензионная работа

1. В случае, если контрагент нарушил свои обязательства

изучаются документы для определения возможностей воздействия на недобросовестного контрагента и установливается необходимость составления и направления претензии.

Работа по принуждению контрагентов к исполнению своих обязанностей состоит из трёх этапов:

1. Направление претензии. На этом этапе большинство организаций выполняет требования.

2. Направление копии искового заявления. Получив копию иска, контрагент понимает, что через несколько дней иск будет подан в суд, что приведёт к судебному разбирательству, а как следствие - к существенному возрастанию издержек.

3. Подача иска в арбитражный суд. На этом этапе контрагент исполняет свои обязательства по получению исполнительного листа, хотя не исключается возможность заключения мирового соглашения.

Изучается, насколько сформированна доказательственная база. Часто стороны договора не заботятся о подписании важных с точки зрения возможного конфликта документов (актов выполненных работ, накладных, заявок и т.п.), а после получения претензии контрагент может отказаться от подписания бумаг, которые ему невыгодны. Поэтому перед направлением претензии отправляются все необходимые письма, подписываются соответствующие документы и, только после формирования прочной доказательственной базы, начинается «давление» на контрагента.

Не является новостью, что от того, как составлена претензия и каким образом она направлена, зависит реакция на неё со стороны контрагента. В обычной хозяйственной практике принято направлять претензии по факсу, однако в этом случае никаких доказательств отправки претензии не остаётся, а суд не считает факс доказательством. Даже если претензия будет направлена заказным письмом, недобросовестный контрагент сможет утверждать, что в письме на самом деле были чистые листы. Поэтому всегда направляется претензия ценным письмом с подробной описью вложения и уведомлением о вручении. А для того, чтобы не терялась оперативность работы, посылается контрагенту по факсу копия составленной претензии, почтовой квитанции и описи вложения. В этом случае контрагент понимает, что это не просто призыв выполнить нарушенное обязательство, который можно проигнорировать, а целенаправленная работа по защите своих прав, следующим этапом которого будет обращение в суд. После отправления претензии связываемся с нарушителями и предлагаем выполнить требования в обозначенный срок. При необходимости объясняем менеджерам и юристам контрагента, что у нас на руках полноценная доказательственная база, которой будет более чем достаточно для суда, и что мы не обратились с исковым заявлением сразу только потому, что наш клиент верит в порядочность своих партнёров и уверен, что все проблемы будут разрешены в короткий срок. Как правило, после получения такой претензии большая часть нарушителей выполняют свои обязательства и дальнейшая работа по ним не требуется. Однако по оставшейся части приходится обращаться в суд.

2. В случае, когда ваша компания получила претензию

изучается, насколько претензия обоснована и что именно получение такой претензии означает в соответствии с заключённым договором. Если доверитель прав и претензия не обоснована, то, как правило, нужно составлять мотивированный отказ и действовать по правилам, изложенным выше.

Если же действительно нарушены обязательства, то дальнейшие действия зависят от политики в отношении конкретного контрагента и договора. Если доверитель готов сразу устранить все нарушения, то наша помощь, скорее всего, не понадобится. Однако, если доверитель готов выполнить требования, но ему нужна отсрочка, необходимо провести переговоры с контрагентом и зафиксировать их готовность предоставить доверителю необходимое время, чтобы в течение этого срока не начислялись штрафные санкции или чтобы контрагент неожиданно не обратился в суд.

Если же в ближайшее время устранить нарушение не получается, либо контрагент не идёт на уступки, наша задача - не дать ему возможность сформировать положительную для него доказательственную базу, сделать так, чтобы доверитель более благоприятно выглядел в предстоящем суде, а также чтобы дата подачи искового заявления была перенесена на максимальный срок.

3. Сопровождение претензионной работы

В случае, если регулярно возникают проблемы с контрагентами и есть необходимость постоянно давить на них для того, чтобы они выполняли свои обязательства, доверитель может полностью поручить эту работу нашей компании. В этом случае мы совместно с доверителем определим, в каком направлении деятельности обычно возникают проблемы и в чем они выражаются, какова политика в отношении контрагентов: кому можно идти на уступки (и на какие), а с кем нужно быть твёрдым, какие меры необходимо применять к контрагентам. Совместно мы определим, какие этапы с кем нужно проходить, какие сроки кому давать. В результате мы составим документ, называемый правилами в отношениях с контрагентами, который после одобрения станет для нас правилом. После этого, как только обнаружится невыполненное обязательство, мы приступаем к ведению работы с недобросовестным партнёром, держа в курсе доверителя о ходе работы и планируемых результатах. Кроме того, поручая претензионную работу, доверитель сохраняет хорошие отношения со своими партнёрами. Менеджер доверителя, звоня контрагенту, который, вовремя не заплатил, говорит, что сам он его ценит и готов идти на различные уступки, но учредители для контроля и обеспечения выполнения финансовых обязательств в компании наняли профессиональную команду юристов. А эта команда действует чётко: нет оплаты – получи претензию, нет оплаты в течение десяти дней с момента получения претензии – получи копию искового заявления, нет оплаты в течение трех дней с момента получения копии иска – передача дела в суд. Менеджер доверителя с радостью бы дал отсрочку, но он, к сожалению, ничего не решает.